HVN-Spielausweise – Fragen und Antworten

Eine kleine Sammlung von Infos, Fragen und Antworten des HVN e.V.:

Das Erweiterte Präsidium hat am vergangenen Wochenende die Einführung des „Digitalen Spielausweises“ ab 01. Juli 2019 beschlossen. In der Anlage übersenden wir euch ausführliche Informationen über den Ablauf. Vorab haben wir die Vorteile der Einführung der digitalen Spielausweise aufgelistet:
1. weniger Arbeitsaufwand für die Vereine:
– auf den Pässen sind keine Stempel und Unterschriften mehr nötig
– Spielausweismappen müssen nicht mehr geführt werden
– Pässe von Spielern/innen, die in mehreren Mannschaften spielen, müssen nicht mehr mitgegeben werden
– durch einmaligen Import der Bilder fällt das Aufkleben von Fotos weg
2. zukunftsorientiertes Arbeiten
– Papierverbrauch wird minimiert
– schnellere Verarbeitung von Passanträgen
– Portokosten fallen weg
3. Bereinigung der Datenbank:
– Die Datenbank wird durch die Umstellung auf den neusten Stand gebracht
– Fehler werden beseitigt
– bessere Darstellung von Spielrechten
4. einheitliches Spielausweis-Design in allen nu-Verbänden.

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Die Umstellung aller Spielausweise ist in der als Anlage beigefügten Zeitschiene zu entnehmen.
Vorsorglich weisen wir schon jetzt darauf hin, dass ab dem 01. Mai 2019 das Hochladen von Bildern verpflichtend für die Beantragung und Erteilung einer Spielberechtigung ist.
Die Umstellung der Spielausweise soll bis spätestens 30.11.2019 erfolgt sein. Für jeden aktiven Spieler wird eine Gebühr von 1,00 Euro erhoben. In den kommenden Monaten müssen die Vereine für ihre Spieler und Spielerinnen Bilder im System hochladen. Für Trainer, Funktionäre, Schiedsrichter, Zeitnehmer und Sekretäre ist das Hochladen freiwillig. Die Bilder können per Handy erstellt werden. Alle weiteren Details findet ihr in den Anlagen.
Bereits ab dem 01.Mai 2019 ist das Hochladen von Bildern bei allen neuen Passanträgen Pflicht.

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Für die Einführung gilt folgende verbindliche Zeitschiene für die Vereine:
• ab 01.05.2019:
Ab dem 01.05.2019 müssen bei allen Passanträgen (Erstausstellung, Vereinswechsel, usw.) im Zuge des Antrages das Bild der Spielerin / des Spielers hochgeladen werden. Ansonsten ist eine Beantragung einer Spielberechtigung nicht möglich.
• ab dem 01.07.2019:
Ab dem 01. Juli .2019 werden von der HVN Geschäftsstelle keine Ausweise mehr gedruckt und versandt. Ab diesem Tag werden nur noch digitale Pässe erstellt. Die digitalen Pässe werden nach der Genehmigung durch den HVN automatisch per E-Mail an den Benutzer, der den Passantrag online gestellt hat, versendet.
• bis zum 30.11.2019:
Bis zum 30.11.2019 müssen alle Spielausweise der Spieler/Spielerinnen des Vereins die eine Spielberechtigung haben und die auch weiterhin für den Verein spielberechtigt sein sollen umgeschrieben sein.
1. die Spielberechtigungsliste im Vereinsportal herunterladen
2. die lfd. Nummer und die Spielausweisnummer der Spieler, die gelöscht werden sollen durchstreichen
• ab 01.01.2020
Werden Vereine, ab dem 01.01.2020 Spieler im Spielbetrieb einsetzen und für die in nuLiga kein Bild für den digitalen Spielausweis hinterlegt ist, mit einer Ordnungsstrafe belegt.
• ab dem 01.04.2020
Ab dem 01.04.2020 werden alle Spielberechtigungen von Spielern und Spielerinnen, für die in nuLiga kein Bild auf dem digitalen Spielausweis hinterlegt ist und die bis zu diesem Zeitpunkt keinen Einsatz in der Saison 2019/2020 hatten, gelöscht. Damit soll der Datenbestand resp. die Datenbank auf einen aktuellen Stand gebracht werden.
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Informationen zur Einführung des digitalen Spielausweises
1. Wer darf die Fotos hochladen?
2. Wie sollen die Fotos hochgeladen werden?
3. Wie werden die Bilder bei neuen Anträgen auf Spielberechtigung hochgeladen?
4. Welche Art von Fotos sollen hochgeladen werden?
5. Fehler-Meldung bei Foto-Upload: „Fehler beim Datei-Upload“?
6. Wird im System angezeigt, ob bereits ein Passfoto hochgeladen wurde?
7. Warum kann nicht jeder Spieler/jede Spielerin selbst sein/ihr Passfoto im System hochladen?
8. Wie sieht der digitale Spielausweis aus?
9. Wo stimmt der/die Spieler/in dem Hochladen seines Bildes zu?
10. Was passiert, wenn ein/e Spieler/in mit dem Hochladen des Bildes nicht einverstanden ist?
11. Wird es neue Spielausweisnummern geben?
12. Wird es noch unterschiedliche Pässe (Erwachsene / Jugend) geben?
13. Müssen die digitalen Pässe am Spieltag vorgezeigt werden?
14. Können die Papier-Pässe nach der Einführung vernichtet werden?
15. Wo finde ich alle digitalen Pässe meines Vereins?
1. Wer darf die Fotos hochladen?
Für alle aktuellen Mitglieder, können nur die Vereinsadministratoren (max. 2 pro Verein) Bilder in nuLiga hochladen. Für neue Passanträge haben auch die Personen im Verein mit dem Recht „Spielberechtigungen“ die Möglichkeit, Bilder für neue Mitglieder hochzuladen.
2. Wie sollen die Fotos hochgeladen werden?
Die nuLiga-Administratoren der Vereine können, nachdem sie sich mit ihren persönlichen Zugangsdaten eingeloggt haben, unter dem Reiter „Mitglieder“ (Schritt 1) eine Übersicht über alle vereinszugehörigen Personen erhalten. Um ein Foto für die Person hochzuladen, muss der „linke Kasten“ (Schritt 2) der Person markiert werden. Daraufhin muss weiter unten bei „Aktion“ die Option „Bilder bearbeiten“ (Schritt 3) ausgewählt werden. Nachdem man den Button „Ausführen“ (Schritt 4) angewählt hat, gelangt man auf die Seite zum Hochladen des Bildes.
(Es kann lediglich immer eine Person ausgewählt werden, um ein Foto für den-/diejenige hochzuladen.)
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Auf der nächsten Seite kann man unter „[neues Bild hochladen…]“ (Schritt 5) ein neues Bild hochladen.
Somit gelangt man auf die folgende Seite. Durch auswählen des Buttons „Durchsuchen“ (Schritt 6) öffnet sich der „Datenexplorer“ und man wählt das richtige Foto aus. (Tipp: Lassen Sie sich von Ihren Mitliedern die Fotos mit der Benennung „Nachname_Vorname“ zuschicken) Zuletzt klicken Sie auf „Hochladen“ (Schritt 7) und das Bild wird geladen. WICHTIG: Vergessen Sie nicht auf „Speichern“ (Schritt 8) zu drücken!
Danach erscheint das hochgeladene Bild. Wenn Sie jetzt ein Bild austauschen möchten, klicken Sie auf „[neues Bild hochladen…]“. Ansonsten klicken Sie auf „zurück“. Sie können die Bilder jeder Zeit ändern.
3. Wie werden die Bilder bei neuen Anträgen auf Spielberechtigung hochgeladen?
Beim Beantragen von neuen Spielberechtigungen ist das Foto bereits während der Beantragung hochzuladen. Unter dem Punkt „2.5. Passfoto“ führen Sie die Schritte 6 bis 8 durch.
4. Welche Art von Fotos sollen hochgeladen werden?
Es wird das Dateiformat jpg- oder png-Datei benötigt. Bitte verwenden Sie, wenn möglich, keine eingescannten Fotos. Das Foto darf die max. Größe von 3 MB und 3000 x 3000 Pixel nicht überschreiten.
Vorschlag: der zuständige Trainer oder ein Vereinsmitarbeiter fotografieren mit dem Handy jeden Spieler/jede Spielerin. Das Gesicht der Person muss auf dem Foto gut zu erkennen sein. Es sollte sich nach
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Möglichkeit nach den Vorgaben an biometrische Passbilder gehalten werden (https://www.biometrisches-passbild.net/). Alte Fotos (aus Kindertagen) oder Fotos bei denen die Personen nicht eindeutig zu erkennen sind, gelten als nicht hochgeladene Bilder.
5. Fehler-Meldung bei Foto-Upload: „Fehler beim Datei-Upload“?
Dieser Sachverhalt ist einer zu hohen Bildqualität geschuldet. Daher reduzieren sie bitte die Fotoqualität mit einem Bildbearbeitungsprogramm. Dies ist weit weniger zeitintensiv, als neue Fotos zu erstellen.
6. Wird im System angezeigt, ob bereits ein Passfoto hochgeladen wurde?
Ja, auf der Mitgliederübersicht gibt es eine extra Spalte mit „Passfoto“. Hier erscheint ein Haken, wenn bei der Person ein Passfoto hinterlegt ist.
7. Warum kann nicht jeder Spieler/jede Spielerin selbst sein/ihr Passfoto im System hochladen?
Der Verein haftet für die Angaben auf dem digitalen Spielausweis. Sollte es den Spielern/innen ermöglicht werden, eigenständig die Fotos hochzuladen, zu bearbeiten oder zu löschen, könnten „falsche“ oder „nicht zulässige“ Fotos die Folge sein. Für die Vereine könnten in diesem Zusammenhang Kosten entstehen oder falsche Angaben würden spieltechnische Folgen nach sich ziehen. Die Berechtigung, wer Spielausweise bearbeiten darf ist in der Spielordnung klar definiert. Das Risiko eines Fehlers wird durch die Eingabe der Vereinsverantwortlichen minimiert.
8. Wo stimmt der/die Spieler/in dem Hochladen seines Bildes zu?
Dem hat er schon zugestimmt, als er eine Spielberechtigung beantragt hat.
9. Was passiert, wenn ein/e Spieler/in mit dem Hochladen des Bildes nicht einverstanden ist?
Folglich ist der Spielausweis nicht gültig und der/die Spieler/in hat keine Spielberechtigung!

Handballregion WSL e.V.
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